Bagaimana Hadapi Komplain Konsumen.
Sahabat sekalian, entah sudah berapa artikel tentang handling complaint yang saya baca. Belasan buku tentang ini juga sudah saya baca, bahkan tahun 2000 saya pernah ikut 2 seminar tentang ini.
Satu dua ilmu dari bacaan dan seminar itu saya dapatkan, tapi sayang tidak sepenuhnya saya temui tips yang paling jitu untuk hadapi komplain konsumen. Hingga akhirnya saya terus mencoba dan mencoba lagi. Hingga akhirnya saya ketemu formula yang paling tepat untuk. Formulanya seperti apa? Ini dia :
1. DENGARKAN DENGAN HATI
Saat komplain datang, dengarkanlah secara seksama. Fokuskan pendengaran dan hati Anda untuk mendengarkan dan mencerna komplain tersebut. Biarkan sang konsumen yang komplain tadi "nyerocos" sampai dia selesai. Jika dibutuhkan timpali saja dengan kata "iya, pak" "iya bu",Jangan sesekali memotong pembicaraaannya. Tunggu sampai iya butuh waktu untuk menarik nafas.
2. MINTA MAAF
Saat iya menarik nafas, masuklah untuk bicara. Katakan "Ibu, boleh saya bicara sebentar. Pertama-tama kami minta maaf bu, ini salah kami. Sama sekali bukan salah ibu. Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Saya mohon waktu ibu, sekitar 1 jam, untuk melacak dimana letak kesalahannya. Ini tim kami segera bekerja untuk membantu ibu. Telpon kami tutup dulu ibu, paling lambat 1 jam lagi, kami yang telpon ibu"
3. PELAJARI KASUSNYA
Setelah memutuskan telpon, dalam tempo yang sesingkat-singkatnya, temukan letak dan inti masalah, temukan kunci permasalahannya. Usahakan selesai dalam 30 menit.
4. 30 MENIT PERTAMA
Meski Anda janjikan akan selesai dalam 1 jam, sebaiknya telpon sang konsumen sebelum 1 jam, baiknya dalam 30 menit pertama. Ini akan memberikan efek senang dan respek bagi si Konsumen, orang yang sudah senang dan respek akan lebih terbuka diajak bicara. Jelaskan duduk masalahya, tetaplah minta maaf meski sepenuhnya bukan Anda yang salah.
5. MULIAKAN KONSUMEN ANDA
Berikanlah solusi untuk konsumen Anda, yakinkan konsumen kalo ini adalah kesalahan yang harus diperbaiki (ingat konsumen yang komplain selalu berada dalam pihak tak mau disalahkan). Mintalah sarangnya untuk perbaikan. Setelahnya ajak ia bicara tentang hal-hal ringan, misalnya tinggal dimana, asal dari mana, kerja dimana dll. Saya sendiri kadang, saya ajak si Konsumen mampir ke rumah saya, sekiranya ia lagi jalan-jalan ke Jogja.
Sumber tulisan : Dosen Jualan
![]() |
Sumber : http://bit.ly/2gGXdgk |
Satu dua ilmu dari bacaan dan seminar itu saya dapatkan, tapi sayang tidak sepenuhnya saya temui tips yang paling jitu untuk hadapi komplain konsumen. Hingga akhirnya saya terus mencoba dan mencoba lagi. Hingga akhirnya saya ketemu formula yang paling tepat untuk. Formulanya seperti apa? Ini dia :
1. DENGARKAN DENGAN HATI
Saat komplain datang, dengarkanlah secara seksama. Fokuskan pendengaran dan hati Anda untuk mendengarkan dan mencerna komplain tersebut. Biarkan sang konsumen yang komplain tadi "nyerocos" sampai dia selesai. Jika dibutuhkan timpali saja dengan kata "iya, pak" "iya bu",Jangan sesekali memotong pembicaraaannya. Tunggu sampai iya butuh waktu untuk menarik nafas.
2. MINTA MAAF
Saat iya menarik nafas, masuklah untuk bicara. Katakan "Ibu, boleh saya bicara sebentar. Pertama-tama kami minta maaf bu, ini salah kami. Sama sekali bukan salah ibu. Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Saya mohon waktu ibu, sekitar 1 jam, untuk melacak dimana letak kesalahannya. Ini tim kami segera bekerja untuk membantu ibu. Telpon kami tutup dulu ibu, paling lambat 1 jam lagi, kami yang telpon ibu"
3. PELAJARI KASUSNYA
Setelah memutuskan telpon, dalam tempo yang sesingkat-singkatnya, temukan letak dan inti masalah, temukan kunci permasalahannya. Usahakan selesai dalam 30 menit.
4. 30 MENIT PERTAMA
Meski Anda janjikan akan selesai dalam 1 jam, sebaiknya telpon sang konsumen sebelum 1 jam, baiknya dalam 30 menit pertama. Ini akan memberikan efek senang dan respek bagi si Konsumen, orang yang sudah senang dan respek akan lebih terbuka diajak bicara. Jelaskan duduk masalahya, tetaplah minta maaf meski sepenuhnya bukan Anda yang salah.
5. MULIAKAN KONSUMEN ANDA
Berikanlah solusi untuk konsumen Anda, yakinkan konsumen kalo ini adalah kesalahan yang harus diperbaiki (ingat konsumen yang komplain selalu berada dalam pihak tak mau disalahkan). Mintalah sarangnya untuk perbaikan. Setelahnya ajak ia bicara tentang hal-hal ringan, misalnya tinggal dimana, asal dari mana, kerja dimana dll. Saya sendiri kadang, saya ajak si Konsumen mampir ke rumah saya, sekiranya ia lagi jalan-jalan ke Jogja.
Sumber tulisan : Dosen Jualan